Privacy-statement

Toelichting verwerking persoonsgegevens Ichthusgemeente

Op 25 mei 2018 wordt nieuwe wet- en regelgeving van kracht die het verwerken van persoonsgegevens en de bewaking van de privacy beter moet borgen. Meer informatie over deze Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens[1].

Ook de Ichthusgemeente moet zich aan die wet houden. Daarom informeren we u over de persoonsgegevens die de Ichthusgemeente vastlegt, de doelstellingen van verwerking, de bewaartermijnen en de maatregelen die getroffen zijn om persoonsgegevens veilig te verwerken.

Beschrijving doeleinden en wijzen van verwerking

De Ichthusgemeente zal persoonsgegevens slechts en uitsluitend verwerken en gebruiken om de gemeente te kunnen laten functioneren. Het uiteindelijke doel van het verwerken en gebruiken van persoonsgegevens kan als volgt worden beschreven:

  • Om personen te kunnen informeren over relevante zaken binnen de Ichthusgemeente;
  • Om personen uit te kunnen nodigen voor ledenvergaderingen en andere bijeenkomsten die alleen voor leden zijn;
  • Om de financiële administratie te kunnen voeren;
  • Om personen makkelijk met elkaar in contact te kunnen brengen, zowel telefonisch als per email;
  • Om personen te kunnen feliciteren met hun verjaardag;
  • Om de doopdatum van personen te kunnen opvragen wanneer een persoon bijvoorbeeld voorgedragen wordt als oudste;
  • Om personen in te kunnen plannen voor taken binnen de gemeente;
  • Om personen in te kunnen delen in wijkgroepen;
  • Om in te kunnen loggen op de website;
  • Om mensen met hun formele aanhef aan te kunnen spreken.

Categorieën van Betrokkenen

De Ichthusgemeente legt persoonsgegevens vast van de volgende categorieën personen (juridisch: Betrokkene):

  • Leden
  • Gastleden. Ze bezoeken geregeld de activiteiten van de gemeente, sommigen zijn ook actief als vrijwilliger, maar ze willen geen lidmaatschap. Ze bezoeken geen ledenvergaderingen en hebben geen stemrecht bij verkiezing van bestuursleden etc.
  • Kinderen van leden en gastleden: thuiswonende (minderjarige) kinderen; sommigen verrichten als vrijwilliger diverse taken.
  • Belangstellenden: bezoeken niet geregeld de diensten, maar volgen de gemeente op afstand.
  • Sprekers: personen die voorgaan in de dienst zonder dat zij lid, betrokkene of belangstellende hoeven te zijn.

Persoonsgegevens:

In het onderstaande overzicht wordt duidelijk welke persoonsgegevens de Ichthusgemeente vastlegt:

  • Geslacht
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Adres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
  • Telefoonnummer
  • Emailadres
  • Gebruikersnaam
  • Wachtwoord
  • Geboortedatum
  • Doopdatum
  • Bankrekeningnummer

Bewaartermijnen:

De hiervoor benoemde persoonsgegevens zullen worden opgeslagen met de volgende bewaartermijnen:

  • Zolang de persoon lid, betrokkene, belangstellenden en/of spreker is, of
  • Zolang de persoon niet te kennen heeft gegeven om (een deel van) zijn/haar gegevens te verwijderen, of
  • Zolang dat op basis van wettelijke of juridische gronden noodzakelijk is.

(Groepen) geautoriseerde medewerkers die persoonsgegevens verwerken (gedifferentieerd naar verwerkingshandelingen en autorisaties):

  • Bestuursleden: voor het uitnodigen van personen voor diensten, vergaderingen, roosteraangelegenheden en andere bijeenkomsten. Voor het registeren van de relatie van een persoon met de gemeente. Voor het indelen van personen in wijkgroepen.
  • Administrateur: voor het voeren van een sluitende financiële administratie.
  • Leden en gastleden: voor het in contact komen met andere leden en gastleden, het inplannen van taken, het ontvangen van de weekbrief en overige communicatie van de Ichthusgemeente.

Datalekken en rechten van Betrokkenen

Indien de Ichthusgemeente vermoedt, of te weten is gekomen, dat de persoonsgegevens gecompromitteerd zijn (security breach of een datalek), of zijn geweest, meldt Ichthusgemeente dit onmiddellijk, in ieder geval binnen vierentwintig (24) uur, aan de Betrokkene.

Wanneer een Betrokkene inzage wenst in de van hem of haar gebruikte persoonsgegevens dat zal de Ichthusgemeente hieraan meewerken binnen een redelijke termijn.

Wanneer een Betrokkene (een deel van)zijn of haar persoonsgegevens verwijderd wenst te hebben uit de administratie van de Ichthusgemeente, dan zal de Ichthusgemeente daar medewerking aan verlenen tenzij het bewaren van deze gegevens op basis van wettelijke of juridische gronden noodzakelijk is. Betrokkene wordt geacht ervan op de hoogte te zijn dat het verwijderen van (een deel van) zijn of haar persoonsgegevens ertoe zal leiden dat de hiervoor beschreven doelstellingen van verwerking niet meer behaald kunnen worden.

Technische en organisatorische maatregelen

Ichthusgemeente legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau waarbij de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

Derden

Ichthusgemeente maakt bij de verwerking van persoonsgegevens gebruik van een aantal dienstverleners. Deze dienstverleners zijn:

  • Conscribo (financiële administratie, binnen de E.U.)
  • Vevida (webhosting, binnen de E.U.)
  • G-Suite (GoogleDrive voor alle vrijwillgersteams, binnen de EU)
  • MailChimp (automatisch verzenden weekbrief, binnen de EU)

Cookies

De website gebruikt functionele cookies om een goed gebruik van de website, zoals het inloggen voor leden, mogelijk te maken.

We gebruiken Google Analytics om het bezoek aan de website te meten, dat via cookies geanonimiseerde gegevens verzamelt. er is een verwerkingsovereenkomst getekend met Google: IP-adressen worden gemaskeerd en er worden geen data doorgestuurd voor aanvullende Google-diensten.

Om communicatie met social media mogelijk te maken gebruiken we AddToAny, dat ook cookies plaatst. Er worden geen persoonlijke gegevens verzameld buiten wat u zelf via social media wilt delen. Bekijk hier het privacybeleid van AddToAny.

[1] https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg